Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Kalimantan Selatan, yang merupakan Lembaga Kearsipan Daerah (LKD) Provinsi Kalimantan Selatan, telah menerima arsip statis dari Balai Besar Pengawasan Obat dan Makanan (BBPOM) di Banjarmasin. Penyerahan secara simbolis arsip ini akan dilakukan bersamaan dengan kegiatan pemusnahan arsip di Depot Arsip Provinsi Kalimantan Selatan di Kota Banjarbaru, pada 18 Oktober 2023.
Kepala Dispersip Kalsel, Dra. Hj. Nurliani, MAP, menyambut baik inisiatif BBPOM di Banjarmasin. Dia mengatakan, “Ini akan menambah nilai khazanah arsip statis yang ada di depo arsip provinsi, dan ini merupakan instansi pusat pertama di wilayah Kalsel yang menyerahkan arsip statisnya kepada LKD Kalsel.” Nurliani berharap bahwa langkah ini dapat diikuti oleh instansi terkait lainnya.
Penyerahan arsip statis dari pencipta arsip kepada lembaga kearsipan adalah bagian dari kegiatan penyusutan arsip. Nurliani menyampaikan, “Mereka sudah datang dan berkoordinasi terkait hal ini, mudah-mudahan bisa ditiru oleh instansi terkait lainnya.”
Dalam pengelolaan arsip statis, lembaga ini memiliki tanggung jawab untuk menyimpan, merawat, dan melestarikan arsip yang memiliki nilai sejarah sebagai bukti tanggung jawab terhadap kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
Pertanyaan Umum (FAQ):
1. Apa yang dimaksud dengan arsip statis?
Arsip statis adalah dokumen atau catatan yang tidak lagi digunakan dalam operasional sehari-hari suatu instansi atau organisasi, tetapi memiliki nilai historis yang penting.
2. Mengapa penting untuk menyerahkan arsip statis kepada lembaga kearsipan?
Menyerahkan arsip statis kepada lembaga kearsipan memastikan bahwa dokumen-dokumen tersebut disimpan dengan baik, dirawat, dan dilestarikan agar nilai sejarahnya tetap terjaga. Selain itu, hal ini juga merupakan langkah bertanggung jawab terhadap pengelolaan data dan informasi.
3. Apa manfaatnya bagi lembaga kearsipan menerima arsip statis?
Menerima arsip statis memperkaya koleksi dan khazanah lembaga kearsipan, serta memungkinkan lembaga tersebut untuk mempelajari dan menyajikan informasi yang berkaitan dengan sejarah suatu instansi atau organisasi.
4. Apakah instansi lain di Kalimantan Selatan juga dapat menyerahkan arsip statis kepada LKD Kalsel?
Ya, diharapkan instansi lain di Kalimantan Selatan dapat mengikuti contoh dari BBPOM Banjarmasin dan menyerahkan arsip statis mereka kepada LKD Kalsel. Hal ini akan memperkaya arsip provinsi dan memastikan dokumentasi historis yang lebih lengkap.
5. Bagaimana cara mengelola arsip statis agar tetap terjaga nilainya?
Untuk menjaga nilai arsip statis, lembaga kearsipan harus melaksanakan kegiatan penyimpanan, pemeliharaan, dan perlindungan terhadap arsip tersebut. Pengelolaan yang baik meliputi penanganan yang hati-hati, penyimpanan dalam kondisi yang sesuai, serta pemeliharaan untuk mencegah kerusakan.
Dengan penyerahan arsip statis oleh BBPOM Banjarmasin kepada LKD Kalsel, diharapkan bahwa langkah ini akan menjadi contoh yang baik dan memotivasi instansi lain untuk melaksanakan tindakan serupa dalam memelihara dan melestarikan dokumen-dokumen yang memiliki nilai historis.
