Cara Mengisi Formulir Yang Baik Dan Benar Adalah
Sebagian besar orang pasti pernah mengisi formulir, baik itu untuk kepentingan administrasi pribadi maupun keperluan kantor. Namun sayangnya, tidak semua orang tahu bagaimana cara mengisi formulir yang baik dan benar. Seringkali ada kesalahan-kesalahan kecil yang terjadi, yang pada akhirnya bisa memberikan dampak yang buruk pada proses yang sedang dijalankan.
Oleh karena itu, pada artikel ini kita akan membahas tentang cara mengisi formulir yang baik dan benar. Dari mulai tips-tips dasar, hal-hal yang harus dihindari, hingga beberapa pertanyaan umum yang sering muncul seputar pengisian formulir. Simak penjelasannya di bawah ini.
Tips-Tips Dasar Mengisi Formulir
1. Baca petunjuk pengisian dengan seksama
Sebelum mulai mengisi formulir, pastikan untuk membaca petunjuk pengisian dengan seksama. Biasanya, petunjuk pengisian tersebut berada tepat di atas atau di samping formulir tersebut. Perhatikan setiap petunjuk yang diberikan, termasuk jenis font yang digunakan, posisi tulisan, maupun format penulisan lainnya yang harus diikuti.
2. Siapkan semua dokumen yang dibutuhkan
Sebelum memulai mengisi formulir, pastikan semua dokumen yang dibutuhkan telah disiapkan. Dokumen tersebut bisa berupa KTP, KK, NPWP, surat keterangan penghasilan, surat nikah, dan dokumen lainnya yang diminta. Dengan menyiapkan semua dokumen tersebut, maka pengisian formulir akan menjadi lebih lancar dan efisien.
3. Gunakan tinta hitam atau biru
Selalu gunakan tinta hitam atau biru saat mengisi formulir. Hindari menggunakan tinta warna lain atau pensil grafik, karena hal itu bisa menyebabkan sulit terbaca oleh mesin pemindai atau pencatat.
4. Gunakan huruf kapital untuk kata-kata yang penting
Beberapa kata seperti nama, alamat, serta nomor telepon sebaiknya ditulis dengan huruf kapital. Hal ini memudahkan pembaca untuk mengetahui kata-kata mana yang penting dan perlu diperhatikan.
5. Hindari coretan atau tanda silang
Jangan melakukan coretan atau tanda silang pada formulir, karena hal itu bisa menyebabkan kesulitan bagi pihak yang menerima formulir tersebut dalam memproses data. Jika terjadi kesalahan, sebaiknya hapus dengan tippex atau gunting dan tempelkan kertas putih untuk melakukan perbaikan.
6. Periksa kembali sebelum diserahkan
Sebelum memberikan formulir tersebut ke pihak yang memerlukan, pastikan untuk memeriksa kembali kelengkapan dan kebenaran data yang telah diisi. Jika ada kesalahan, segera perbaiki atau tanyakan pada petugas.
Hal-Hal yang Harus Dihindari saat Mengisi Formulir
1. Mengisi formulir dengan tinta yang mudah luntur
Pastikan tinta yang digunakan dalam mengisi formulir tidak mudah luntur atau menghilang. Hal ini akan menyulitkan bagi pihak yang memerlukan ketika akan memproses data tersebut.
2. Mengisi formulir dengan bahasa yang tidak baku
Jangan mengisi formulir dengan bahasa yang tidak baku, gaul, atau bahasa singkatan. Gunakan bahasa resmi dan baku yang dapat dimengerti oleh semua pihak.
3. Mengisi formulir dengan tulisan yang tidak jelas atau terlalu kecil
Pastikan tulisan pada formulir yang diisi cukup jelas terbaca oleh pihak yang memerlukan. Hindari menulis dengan ukuran tulisan yang terlalu kecil sehingga sulit dibaca oleh pihak yang memerlukan.
4. Mengisi formulir dengan data palsu atau tidak benar
Tidak benar dan data palsu hanya akan menyebabkan masalah pada proses yang sedang dijalankan. Sebaiknya selalu jujur saat mengisi formulir dan pastikan data yang diisi adalah benar.
Pertanyaan Umum seputar Pengisian Formulir
1. Apa yang harus dilakukan jika ternyata telah salah mengisi formulir?
Hal ini tergantung kepada jenis formulir yang telah diisi. Jika formulir tersebut masih dapat diubah, maka silakan mengoreksi kesalahan tersebut dengan tippex atau kertas putih yang dilampirkan pada formulir tersebut. Jika ternyata formulir tersebut tidak dapat diubah, maka pihak yang memerlukan akan memberikan petunjuk lebih lanjut.
2. Apakah pengisian formulir harus dilakukan dengan huruf printed?
Tidak harus. Namun pastikan tulisan yang dihasilkan cukup jelas terbaca oleh pihak yang memerlukan.
3. Bisakah pengisian formulir dilakukan dengan alat tulis yang berbeda?
Pengisian formulir sebaiknya menggunakan tinta hitam atau biru untuk memudahkan pihak yang memerlukan dalam membaca data. Namun jika terpaksa, pengisian dengan alat tulis yang berbeda dapat dilakukan, selama tulisan tersebut masih cukup jelas terbaca.
4. Bagaimana cara memastikan kelengkapan formulir yang telah diisi?
Pastikan untuk memeriksa kembali formulir yang telah diisi sebelum diserahkan. Perhatikan setiap kolom formulir dan pastikan sudah terisi dengan lengkap dan benar. Jangan ragu untuk bertanya pada petugas jika masih terdapat keraguan terhadap kelengkapan formulir.
Kesimpulan
Mengisi formulir yang baik dan benar sangat penting karena akan mempengaruhi proses yang sedang dijalankan. Dengan mengikuti tips-tips dasar dan menghindari hal-hal yang harus dihindari, pengisian formulir dapat dilakukan dengan mudah dan tepat. Pastikan untuk selalu memeriksa kembali kelengkapan dan kebenaran data sebelum memberikan formulir tersebut ke pihak yang memerlukan.
