Contoh Surat Permohonan Narasumber: Panduan Lengkap
Surat permohonan narasumber adalah dokumen resmi yang digunakan untuk mengundang seseorang untuk menjadi pembicara dalam acara tertentu. Permohonan ini dapat dikirimkan untuk seminar, konferensi, workshop, dan seminar online.
Surat permohonan narasumber harus disusun dengan baik dan jelas untuk memastikan bahwa permohonan tersebut diterima dan menarik minat penerima surat. Dalam artikel ini, kami akan memberikan panduan lengkap tentang cara menyusun surat permohonan narasumber dan menjawab beberapa pertanyaan umum tentang topik ini.
Bagaimana Cara Menulis Surat Permohonan Narasumber yang Baik?
1. Tentukan Tujuan Surat
Sebelum bersiap menulis surat permohonan narasumber, kamu perlu menentukan tujuan dari suratmu. Apakah ingin meminta seseorang untuk menjadi narasumber di konferensi atau seminar atau untuk menawarkan sesuatu yang unik dan menarik kepadanya agar bersedia menjadi pembicara dalam acara Anda. Hal ini akan membantumu memahami tujuan surat dan menyesuaikan bahasa dan gaya penulisanmu.
2. Pilih Narasumber yang Tepat
Pilih narasumber yang tepat untuk acaramu agar sesuai dengan tema atau topik yang dibicarakan. Pastikan bahwa narasumber yang kamu undang terkait dengan topik acara Anda dan mampu memberikan wawasan yang berguna. Kamu dapat membaca profil narasumber di media sosial mereka atau mencari referensi mereka melalui website resmi mereka.
3. Buat Susunan Surat
Susunan surat permohonan narasumber sangat penting untuk menentukan apakah surat tersebut akan diterima atau tidak. Susunan surat tampak seperti berikut:
a. Header
Di bagian atas surat, kamu perlu menuliskan alamat pengirim dan penerima. Sertakan tanggal, nama institusi, dan nomor telepon pengirim sebagai tanda hubungan resmi.
b. Salam
Salam dipakai untuk membuka surat dan digunakan salam yang sopan. Salam dengan bentuk “Hormat Saya” atau “Salam Hangat” dapat memberikan kesan sopan dan terhormat.
c. Isi Surat
Bagian isian yang penting dalam surat permohonan adalah inti dari isi surat. Jelaskan dengan baik dan tepat maksud acara dan bagaimana peran narasumber dalam acara tersebut. Berikan alasan mengapa kamu memilihnya sebagai narasumber dan bagaimana keahlian mereka sesuai dengan topik yang dibicarakan. Terakhir, jangan lupa untuk menyebutkan waktu, tanggal, dan lokasi acara beserta details lainnya yang relevan.
d. Penutup
Buat penutup surat yang sopan namun tidak terlalu formal agar narasumber merasa didekati dengan baik. Sebaiknya cukup menuliskan terima kasih atau ucapan terima kasih atas waktu dan perhatian mereka. Jangan lupa untuk memasukkan informasi kontakmu jika terdapat keluhan atau pertanyaan terkait acara.
e. Tanda tangan
Sebelum menutup surat, jangan lupa menambahkan tanda tangan pengirim dan tanggal pengiriman.
4. Periksa Surat
Sebelum mengirim suratmu, pastikan untuk memeriksa dan mengeceknya dua kali untuk memastikan bahwa informasi yang kamu berikan terkait dengan acara telah benar. Jangan lupa untuk menyertakan tata bahasa dan tanda baca yang benar.
5. Terus Follow-Up
Merasa waspada untuk melacak suratmu dan jangan takut untuk mengirimkan tindak lanjut bila kamu belum menerima tanggapan dalam waktu yang diharapkan. Sebaiknya tunggu minimal 3-5 hari sebelum mengirimkan email atau menelpon narasumber, karena sibuk bisa menjadi alasan penerimaan yang lama.
FAQs
1. Apa itu Surat Permohonan Narasumber?
Surat permohonan narasumber adalah dokumen resmi yang digunakan untuk mengundang seseorang menjadi pembicara dalam acara tertentu. Permohonan ini dapat dikirimkan untuk seminar, konferensi, workshop, dan seminar online.
2. Bagaimana Cara Menulis Surat Permohonan Narasumber yang Baik?
Untuk menulis surat permohonan narasumber yang baik, kamu perlu menentukan tujuan surat, memilih narasumber dengan tepat, membuat susunan surat yang jelas, memeriksa surat, dan mengirimkan follow-up jika perlu.
3. Apa yang Harus Dimasukkan dalam Surat Permohonan Narasumber?
Surat permohonan narasumber harus mencakup informasi tentang acara, alasan mengapa narasumber dipilih, topik yang dibicarakan, dan detail acara seperti waktu, tanggal dan lokasi.
4. Kapan Harus Mengirim Surat Permohonan Narasumber?
Kirimkan surat permohonan narasumber minimal satu bulan sebelum acara.
5. Bagaimana Jika Narasumber Menolak Undangan?
Jangan kecewa dan hargai keputusan narasumber. Selalu mencari narasumber yang bernama resmi lebih dini sehingga kamu memiliki waktu untuk mencari narasumber pengganti yang sepadan. Jangan lupa untuk memberitahu dan mengucapkan terima kasih kepada narasumber yang mempertimbangkan undanganmu.